POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH I INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Wersja z dnia: 15 września 2026 r.

 

CZĘŚĆ I. OGÓLNA INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Rowerowy Poznań – „Sekcja Rowerzystów Miejskich” z siedzibą w Poznaniu, Os. Przyjaźni 6/66, 61-684, wpisane do KRS pod numerem 0000100596, NIP 972-09-80-296, REGON 631204808, zwane dalej „Stowarzyszeniem” lub „Administratorem”.

Kontakt ze Stowarzyszeniem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy:

• drogą pocztową: Poznań, Os. Przyjaźni 6/66, 61-684;
• pocztą elektroniczną: kontakt@rowerowypoznan.pl.

Stowarzyszenie nie wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio ze Stowarzyszeniem za pośrednictwem wskazanych powyżej danych kontaktowych.

2. Zakres działalności związanej z przetwarzaniem danych

Stowarzyszenie przetwarza dane osobowe w związku z realizacją swoich celów statutowych, prowadzeniem działalności organizacyjnej, członkowskiej, edukacyjnej, społecznej i badawczej, organizacją wydarzeń oraz realizacją projektów krajowych i międzynarodowych.

Stowarzyszenie może występować jako samodzielny administrator danych. W przypadku projektów realizowanych wspólnie z innymi podmiotami zakres odpowiedzialności poszczególnych podmiotów za przetwarzanie danych ustalany jest każdorazowo na podstawie charakteru projektu, zawartych umów, dokumentacji projektowej oraz obowiązujących przepisów prawa.

3. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane

W zależności od charakteru prowadzonej działalności Stowarzyszenie może przetwarzać dane osobowe:

• członków Stowarzyszenia;
• osób ubiegających się o członkostwo;
• pracowników i współpracowników;
• wolontariuszy;
• uczestników wydarzeń;
• uczestników badań naukowych;
• respondentów badań i ankiet;
• ekspertów, naukowców i przedstawicieli instytucji współpracujących;
• partnerów i uczestników projektów międzynarodowych;
• darczyńców;
• osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem;
• osób korzystających ze strony internetowej i profili Stowarzyszenia w mediach społecznościowych;
• innych osób, których dane są niezbędne do realizacji celów statutowych lub projektowych Stowarzyszenia.

Stowarzyszenie może pozyskiwać dane od szerokiego przekroju społeczeństwa, w szczególności w związku z realizacją badań społecznych, transportowych, dotyczących mobilności oraz innych badań realizowanych w ramach działalności Stowarzyszenia i projektów naukowych.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu Stowarzyszenie może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu;
• adres zamieszkania lub korespondencyjny;
• dane dotyczące członkostwa;
• dane dotyczące opłacania składek;
• dane zawodowe i informacje o afiliacji;
• dane dotyczące udziału w wydarzeniach i projektach;
• dane ankietowe;
• dane socjodemograficzne;
• dane dotyczące lokalizacji;
• dane dotyczące mobilności i sposobów przemieszczania się;
• nagrania audio;
• nagrania wideo;
• fotografie i wizerunek;
• wypowiedzi i cytaty uczestników;
• dane dotyczące udziału w badaniach;
• dane pseudonimizowane;
• dane zanonimizowane;
• informacje zawarte w korespondencji ze Stowarzyszeniem;
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej.

Zakres przetwarzanych danych jest każdorazowo ograniczany do danych adekwatnych, stosownych i niezbędnych do realizacji określonego celu.

5. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

1. realizacji celów statutowych Stowarzyszenia;
2. prowadzenia i obsługi członkostwa;
3. prowadzenia elektronicznych list członków;
4. organizacji wydarzeń, spotkań, konferencji, warsztatów i innych aktywności;
5. prowadzenia komunikacji z członkami, uczestnikami projektów i innymi osobami współpracującymi ze Stowarzyszeniem;
6. realizacji projektów naukowych, badawczych i społecznych;
7. prowadzenia badań ankietowych i badań dotyczących mobilności;
8. analizy danych badawczych;
9. przygotowywania raportów, opracowań, publikacji i materiałów naukowych;
10. realizacji projektów międzynarodowych;
11. rozliczania projektów i realizacji obowiązków wynikających z umów grantowych;
12. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Stowarzyszeniu;
13. prowadzenia dokumentacji księgowej i finansowej;
14. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
15. zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych;
16. prowadzenia i administrowania stroną internetową;
17. prowadzenia profili Stowarzyszenia w mediach społecznościowych;
18. informowania o działalności Stowarzyszenia;
19. dokumentowania działalności Stowarzyszenia, w tym poprzez fotografie i nagrania;
20. realizacji innych prawnie uzasadnionych celów związanych z działalnością Stowarzyszenia.

6. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

W zależności od konkretnego celu podstawą prawną może być w szczególności:

1. a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
2. b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem;
3. c) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
4. d) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, o ile taka podstawa ma zastosowanie;
5. e) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności związany z prowadzeniem działalności statutowej, organizacyjnej i komunikacyjnej, ochroną przed roszczeniami, dochodzeniem roszczeń, zapewnieniem bezpieczeństwa oraz dokumentowaniem działalności Stowarzyszenia.

W przypadku przetwarzania danych w ramach badań naukowych odpowiednia podstawa prawna będzie ustalana z uwzględnieniem charakteru konkretnego projektu, jego celu, metodologii, dokumentacji projektowej i obowiązujących przepisów.

7. Dane szczególnych kategorii

Jeżeli w ramach konkretnego projektu przetwarzane są dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia lub inne dane szczególnie chronione, Stowarzyszenie zapewnia dodatkową podstawę prawną wymaganą przez art. 9 RODO oraz stosuje odpowiednie środki ochrony.

Szczegółowe informacje dotyczące takiego przetwarzania są określane w dokumentacji danego projektu i – jeżeli jest to wymagane – w odrębnej informacji przekazywanej uczestnikom badania.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

W niektórych przypadkach podanie określonych danych może być jednak konieczne do:

• uzyskania lub utrzymania członkostwa;
• udziału w określonym wydarzeniu;
• udziału w projekcie lub badaniu;
• realizacji umowy;
• dokonania rozliczenia;
• spełnienia obowiązku prawnego.

W takich przypadkach odmowa podania danych może uniemożliwić wykonanie określonej czynności.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, jej wyrażenie jest dobrowolne, a zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie.

9. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Stowarzyszenie w realizacji jego działalności, jeżeli jest to niezbędne do określonego celu.

Odbiorcami mogą być w szczególności:

• dostawcy usług IT;
• dostawcy hostingu;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcy narzędzi do przechowywania i współdzielenia dokumentów;
• dostawcy narzędzi komunikacyjnych;
• dostawcy usług analitycznych;
• podmioty księgowe i prawne;
• podmioty realizujące badania na zlecenie Stowarzyszenia;
• partnerzy projektów badawczych;
• instytucje finansujące lub kontrolujące projekty;
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Stowarzyszenie korzysta m.in. z usług dostarczanych przez Google, Microsoft i Meta. Zakres przekazywanych tym podmiotom danych zależy od konkretnej usługi oraz sposobu korzystania z niej przez Stowarzyszenie.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Partnerzy projektów realizowanych przez Stowarzyszenie, których dotyczy niniejsza polityka, znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jednocześnie niektóre wykorzystywane przez Stowarzyszenie usługi technologiczne lub komunikacyjne mogą wiązać się z przetwarzaniem danych przez podmioty mające siedzibę poza EOG lub z dostępem do danych z państwa trzeciego.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza EOG, Stowarzyszenie zapewnia zastosowanie odpowiedniego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Po zakończeniu tego okresu dane mogą być przechowywane:

• przez okres wymagany przepisami prawa;
• przez okres wymagany zasadami finansowania lub rozliczania projektu;
• przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• przez okres wynikający z dokumentacji konkretnego projektu badawczego.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane są przechowywane co do zasady do czasu cofnięcia zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie określonym przez RODO – prawa do:

1. dostępu do danych osobowych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Realizacja poszczególnych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa, w szczególności w przypadku przetwarzania danych do celów naukowych, jeżeli odpowiednie ograniczenie znajduje podstawę w prawie Unii Europejskiej lub prawie krajowym i zastosowanie mają odpowiednie zabezpieczenia praw osób, których dane dotyczą.

13. Prawo wniesienia sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, osoba, której dane dotyczą, może – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, na zasadach określonych w art. 21 RODO.

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania w dowolnym momencie.

14. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Organem nadzorczym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Stowarzyszenie nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.

CZĘŚĆ II. MODUŁ DOTYCZĄCY PROJEKTÓW BADAWCZYCH I NAUKOWYCH

16. Projekty badawcze

Stowarzyszenie może uczestniczyć jako partner w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych.

W szczególności Stowarzyszenie uczestniczy w projektach realizowanych w ramach programu Driving Urban Transitions (DUT).

W ramach takich projektów Stowarzyszenie może prowadzić lub współprowadzić badania dotyczące m.in. mobilności, zachowań transportowych, funkcjonowania przestrzeni miejskiej, sposobów przemieszczania się oraz innych zagadnień związanych z celami konkretnego projektu.

Zakres i sposób przetwarzania danych zależą od konkretnego projektu oraz jego dokumentacji.

17. Uczestnicy badań

Uczestnikami badań mogą być osoby należące do szerokiego przekroju społecznego, w szczególności mieszkańcy miast i obszarów objętych badaniem, użytkownicy transportu i przestrzeni miejskiej, uczestnicy wydarzeń oraz inne osoby, których udział jest związany z realizacją projektu.

Udział w badaniach jest dobrowolny, chyba że przepisy prawa lub charakter konkretnego przetwarzania przewidują inaczej.

Przed rozpoczęciem udziału w badaniu uczestnik otrzymuje informacje dotyczące przetwarzania jego danych odpowiednie do charakteru badania.

18. Kategorie danych badawczych

W zależności od metodologii projektu Stowarzyszenie może przetwarzać:

• dane kontaktowe;
• dane dotyczące afiliacji;
• dane ankietowe;
• dane socjodemograficzne;
• informacje dotyczące mobilności;
• dane dotyczące lokalizacji;
• informacje dotyczące sposobów przemieszczania się;
• nagrania audio;
• nagrania wideo;
• zdjęcia i wizerunek;
• wypowiedzi uczestników;
• cytaty;
• dane pseudonimizowane;
• dane zanonimizowane.

Zakres danych jest każdorazowo ograniczany do zakresu niezbędnego do realizacji celów danego projektu.

19. Pseudonimizacja i anonimizacja

W ramach projektów badawczych Stowarzyszenie stosuje, odpowiednio do charakteru badania, środki mające na celu ograniczenie możliwości identyfikacji uczestników.

Jeżeli cel badania może zostać osiągnięty przy wykorzystaniu danych zanonimizowanych, Stowarzyszenie dąży do wykorzystania takich danych.

Jeżeli do realizacji badania konieczne jest dalsze przetwarzanie danych osobowych, Stowarzyszenie może stosować pseudonimizację, ograniczenie dostępu, separację danych identyfikacyjnych od danych badawczych, szyfrowanie lub inne odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

Dane pseudonimizowane nadal mogą stanowić dane osobowe, jeżeli możliwe jest powiązanie ich z konkretną osobą przy użyciu dodatkowych informacji.

Dane prawidłowo zanonimizowane, których nie można przypisać do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby, nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODO.

20. Podstawy prawne przetwarzania danych w badaniach

Podstawa prawna przetwarzania danych w konkretnym projekcie jest określana z uwzględnieniem:

• celu i metodologii badania;
• kategorii uczestników;
• kategorii danych;
• charakteru projektu;
• umowy grantowej i dokumentacji projektowej;
• właściwych przepisów prawa;
• ewentualnego udziału innych administratorów lub współadministratorów.

W zależności od okoliczności może mieć zastosowanie w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, e lub f RODO.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, uczestnik jest informowany o prawie do jej cofnięcia.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych stosowana jest ponadto odpowiednia przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO.

W przypadku badań naukowych wymagających zastosowania art. 9 ust. 2 lit. j RODO przetwarzanie odbywa się wyłącznie przy spełnieniu wymogów dotyczących odpowiedniej podstawy prawnej w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego oraz przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 89 ust. 1 RODO.

21. Wyniki badań i publikacje

Wyniki projektów naukowych mogą być wykorzystywane do przygotowywania:

• raportów;
• publikacji naukowych;
• prezentacji;
• opracowań;
• materiałów edukacyjnych;
• materiałów informacyjnych dotyczących projektu.

Wyniki projektów naukowych nie są publikowane w sposób pozwalający na identyfikację uczestników badań, chyba że odrębna podstawa prawna pozwala na taką publikację, a osoba została odpowiednio poinformowana.

W miarę możliwości publikowane wyniki mają charakter zagregowany, zanonimizowany lub w inny sposób uniemożliwiający identyfikację uczestników.

22. Publikacja wizerunku, nagrań, wypowiedzi i cytatów

W związku z działalnością Stowarzyszenia oraz realizacją projektów może dochodzić do utrwalania i publikowania:

• zdjęć;
• nagrań audio;
• nagrań wideo;
• imion i nazwisk;
• afiliacji;
• wypowiedzi;
• cytatów;
• informacji o udziale w wydarzeniach lub projektach.

Publikacja takich materiałów odbywa się na podstawie właściwej dla konkretnej sytuacji podstawy prawnej.

Jeżeli publikacja wymaga zgody, zgoda jest pozyskiwana przed publikacją.

Szczegółowe zasady dotyczące wykorzystania wizerunku, nagrań lub wypowiedzi mogą być określone w odrębnej informacji lub formularzu zgody.

23. Partnerzy projektów

W ramach projektów międzynarodowych dane mogą być udostępniane partnerom projektu, jeżeli jest to niezbędne do realizacji projektu i znajduje odpowiednią podstawę prawną.

Partnerzy projektów objętych niniejszą polityką znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Zakres odpowiedzialności poszczególnych partnerów, w tym ewentualne ustalenia dotyczące współadministracji lub powierzenia przetwarzania danych, określają dokumenty danego projektu.

Jeżeli w konkretnym projekcie występuje współadministracja, osoby, których dane dotyczą, otrzymają odpowiednią informację o zasadniczej treści uzgodnień pomiędzy współadministratorami, jeżeli obowiązek taki wynika z RODO.

24. Przekazywanie danych partnerom badawczym

Dane są przekazywane partnerom projektu wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych zadań badawczych lub projektowych.

W miarę możliwości dane przekazywane partnerom mają postać:

• zanonimizowaną;
• pseudonimizowaną;
• zagregowaną;

jeżeli taki zakres danych jest wystarczający do realizacji zadania.

Dostęp do danych umożliwiających identyfikację uczestników jest ograniczany do osób, dla których jest on niezbędny.

25. Przechowywanie danych badawczych

Okres przechowywania danych badawczych jest określany dla każdego projektu indywidualnie.

Przy ustalaniu okresu przechowywania uwzględnia się w szczególności:

• cel badania;
• wymagania metodologiczne;
• wymagania umowy grantowej;
• wymagania instytucji finansującej;
• obowiązki związane z rozliczaniem projektu;
• potrzebę weryfikacji wyników badań;
• obowiązki prawne;
• okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami.

Po upływie okresu niezbędnego do przechowywania danych osobowych dane są usuwane, anonimizowane lub poddawane innemu zgodnemu z prawem sposobowi dalszego przetwarzania.

26. Prawa uczestników badań

Uczestnikom badań przysługują prawa określone w RODO, z zastrzeżeniem ograniczeń, które mogą wynikać z przepisów dotyczących przetwarzania danych do celów badań naukowych.

W szczególności uczestnik może mieć prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• ich sprostowania;
• ograniczenia przetwarzania;
• usunięcia danych;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu;
• cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Zakres realizacji tych praw jest oceniany w odniesieniu do konkretnego projektu i obowiązujących przepisów.

27. Zasady bezpieczeństwa danych badawczych

Stowarzyszenie stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

W zależności od projektu mogą obejmować one w szczególności:

• pseudonimizację;
• anonimizację;
• szyfrowanie;
• kontrolę dostępu;
• ograniczenie dostępu do danych identyfikacyjnych;
• rozdzielenie danych identyfikacyjnych od danych badawczych;
• bezpieczne przechowywanie danych;
• kontrolę uprawnień użytkowników;
• ograniczenie zakresu udostępnianych danych;
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Środki te są dobierane z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.

CZĘŚĆ III. STRONA INTERNETOWA I MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

28. Strona internetowa

Stowarzyszenie może przetwarzać dane osób korzystających ze strony internetowej w zakresie niezbędnym do zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania, bezpieczeństwa, komunikacji z użytkownikami oraz – jeżeli stosowane są odpowiednie narzędzia – prowadzenia statystyk i analiz.

Szczegółowe informacje o plikach cookies, narzędziach analitycznych oraz innych technologiach stosowanych na stronie internetowej są zawarte w odrębnej polityce cookies lub odpowiedniej sekcji niniejszego dokumentu.

29. Media społecznościowe

Stowarzyszenie prowadzi profile w mediach społecznościowych.

W związku z prowadzeniem tych profili może dochodzić do przetwarzania danych osób, które:

• odwiedzają profile Stowarzyszenia;
• obserwują profile;
• komentują publikowane materiały;
• reagują na publikacje;
• kontaktują się ze Stowarzyszeniem za pośrednictwem mediów społecznościowych.

Stowarzyszenie może publikować na swoich profilach informacje związane z działalnością Stowarzyszenia, w tym imiona i nazwiska, fotografie, nagrania, wypowiedzi oraz informacje o wydarzeniach i projektach, z zachowaniem zasad wynikających z RODO i innych właściwych przepisów.

Należy pamiętać, że operatorzy serwisów społecznościowych, takich jak Meta, mogą przetwarzać dane użytkowników jako niezależni administratorzy zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności.

30. Publikowanie informacji o działalności Stowarzyszenia

W ramach dokumentowania i promowania działalności Stowarzyszenia mogą być publikowane:

• imiona i nazwiska;
• afiliacje;
• fotografie;
• nagrania audio;
• nagrania wideo;
• wypowiedzi;
• cytaty;
• informacje o udziale w wydarzeniach i projektach.

Zakres publikowanych informacji jest ograniczany do informacji adekwatnych do celu publikacji.

CZĘŚĆ IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

31. Aktualizacja polityki

Niniejsza polityka może być aktualizowana w przypadku zmian:

• przepisów prawa;
• działalności Stowarzyszenia;
• wykorzystywanych systemów informatycznych;
• zakresu prowadzonych badań;
• realizowanych projektów;
• sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie internetowej Stowarzyszenia.

Data ostatniej aktualizacji: 15 września 2026 r.